Baucar bayaran (payment voucher): format, fungsi dan contoh
Ditulis oleh pasukan LejarBacaan 4 minit
Baucar bayaran, atau payment voucher, ialah dokumen dalaman yang merekod dan meluluskan duit keluar dari perniagaan anda: siapa dibayar, berapa, untuk apa, dan siapa yang luluskan. Ia bukan bil yang dihantar kepada sesiapa. Ia rekod yang anda simpan supaya setiap bayaran boleh dijejak dari buku anda kembali kepada kelulusan dan dokumen sokongannya.
Apa fungsi baucar bayaran?
Dua kerja: kawalan dan bukti. Sebelum duit keluar, baucar ialah tempat orang yang berkuasa meluluskan bayaran itu. Selepas duit keluar, baucar mengikat transaksi bank kepada bil pembekal, tuntutan perbelanjaan atau sewa yang ia selesaikan. Perniagaan yang keluarkan baucar untuk setiap bayaran boleh jawab "kenapa duit ini keluar dari akaun" untuk mana-mana baris penyata bank, bertahun-tahun kemudian.
Apa yang perlu ada pada baucar bayaran?
| Medan | Kenapa ia ada |
|---|---|
| Nombor baucar | Berturutan, dalam siri PV sendiri, supaya tiada bayaran boleh hilang dari rekod |
| Tarikh | Bila bayaran dibuat atau diluluskan |
| Penerima | Siapa yang terima duit itu |
| Butiran | Apa yang bayaran itu selesaikan, dengan nombor bil atau invois yang dibayar |
| Amaun | Angka yang dibayar; pada baucar bercetak, dalam angka dan perkataan |
| Kaedah bayaran dan rujukan | Rujukan pindahan bank, nombor cek, atau tunai |
| Diluluskan oleh | Tandatangan atau rekod orang yang meluluskan bayaran |
| Lampiran | Bil pembekal, invois atau tuntutan yang bayaran itu selesaikan |
Baucar bayaran, invois dan resit: yang mana satu?
| Dokumen | Dikeluarkan oleh | Apa yang ia buktikan |
|---|---|---|
| Invois atau bil | Pembekal anda | Mereka minta anda bayar amaun yang dinyatakan |
| Baucar bayaran | Anda, secara dalaman | Anda meluluskan bayaran itu dan merekod ke mana ia pergi |
| Resit rasmi | Sesiapa yang terima duit | Duit itu telah diterima |
Urutan untuk duit keluar: bil pembekal sampai, baucar bayaran anda meluluskan dan merekod bayaran, dan resit pembekal atau baris penyata bank membuktikan ia sampai. Untuk duit masuk, peranan bertukar: pelanggan anda simpan baucar dan anda yang keluarkan resit rasmi.
Adakah baucar bayaran diwajibkan undang-undang?
Tiada undang-undang Malaysia menetapkan format baucar bayaran. Yang diwajibkan ialah rekod yang menyokong angka anda: seksyen 82 Akta Cukai Pendapatan 1967 mewajibkan rekod disimpan tujuh tahun, dan ketetapan umum LHDN tentang penyimpanan rekod mencukupi menjangkakan setiap bayaran boleh dijejak ke dokumen sumbernya. Baucar bernombor dengan bil sokongan dilampirkan ialah disiplin yang perniagaan Malaysia guna untuk memenuhinya; sebab itu juruaudit minta baucar dulu.
Contoh lengkap
| Medan | Catatan |
|---|---|
| Nombor baucar | PV-2026-0142 |
| Tarikh | 15 Ogos 2026 |
| Penerima | Syarikat Percetakan Maju Sdn Bhd |
| Butiran | Penyelesaian bil B-2026-0231, cetakan risalah |
| Amaun | RM3,180.00 |
| Kaedah bayaran | Pindahan dalam talian, rujukan 2026081512345 |
| Diluluskan oleh | Pengarah urusan |
| Lampiran | Bil pembekal B-2026-0231 |
Dalam buku, bayaran ini dicatat sebagai debit kepada pemiutang, menyelesaikan bil itu, dan kredit kepada bank. Kalau tiada bil direkod dulu, debit terus ke akaun perbelanjaan. Apa pun, nombor baucar ialah benang yang menghubungkan catatan lejar, kelulusan, dan dokumen sokongan.
Macam mana Lejar uruskan baucar bayaran?
Lejar merekod setiap bayaran yang anda buat terhadap bilnya di bawah Bayaran dibuat, mencadangkan nombor baucar bayaran seterusnya daripada tetapan penomboran dokumen anda, dan membuat catatan bergu untuk anda. Bil, nombor baucar dan bayaran kekal berhubung, jadi pada hujung tahun setiap bayaran boleh dijejak dari lejar ke dokumen sokongannya tanpa kabinet fail.
Soalan lazim
Apa beza baucar bayaran dengan resit?
Baucar bayaran ialah rekod dalaman anda bahawa anda meluluskan dan membuat bayaran. Resit dikeluarkan oleh pihak yang terima duit sebagai bukti ia diterima. Satu bayaran boleh ada kedua-duanya: baucar anda dan resit mereka.
Perlu baucar untuk setiap bayaran ke?
Sebagai disiplin, ya, termasuk bayaran tunai kecil. Kewajipan simpan rekod tujuh tahun bawah Akta Cukai Pendapatan 1967 terpakai pada angka yang bayaran-bayaran itu jumlahkan, dan lompang dalam siri baucar ialah perkara pertama juruaudit tanya.
Siapa patut tandatangan baucar bayaran?
Orang lain daripada yang menyediakannya, kalau pasukan cukup besar. Tujuan baris kelulusan ialah supaya tiada seorang pun boleh cipta dan lulus bayaran sendirian. Dalam syarikat kecil, biasanya pengarah.
Baucar bayaran elektronik boleh diterima ke?
Ya dalam praktik. Yang penting rekod yang menyokong angka anda disimpan dan boleh dicapai selama tujuh tahun. Sistem perakaunan yang menomborkan setiap bayaran dan memautkan bil sokongan memenuhi tujuan yang sama dengan buku baucar kertas.
Slip pindahan bank cukup ke?
Tidak. Slip buktikan pindahan berlaku; ia tidak kata bayaran itu untuk apa atau siapa luluskan. Simpan baucar untuk sebab dan kelulusan, dan slip atau baris penyata sebagai bukti pergerakan.